Fungsi Keprotokolan Yang Baik Turut Menjaga dan Meningkatkan Citra Institusi

Sebuah institusi pada umumnya memiliki serangkaian aturan atau tata cara yang menjadi rujukan ketika mengadakan acara resmi dan menyambut tamu yang berkunjung ke institusi tersebut. Aturan ini meliputi tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan untuk menghormati tamu sesuai  dengan jabatan dan kedudukan yang disandangnya. Hal inilah yang dikenal dengan keprotokolan. Fungsi keprotokolan dinilai vital untuk merepresentasikan citra yang dimiliki oleh institusi kepada dunia luar. Dengan memiliki fungsi protokol yang baik, sebuah institusi dapat memperoleh kesan positif yang semakin memperkuat citranya.

Sebagaimana disampaikan oleh Tubagus M. Nafia, pembicara dari Direktorat Jenderal Protokol dan Konsuler Kementerian Luar Negeri RI ketika menyampaikan materi pada acara Workshop Keprotokolan yang digelar oleh Direktorat  Humas UII. Workshop yang mengangkat tema, “Empowering Institution through Protocol Knowledge” ini berlangsung di GKU Prof. Dr. Sardjito, kampus terpadu UII, Rabu (16/9). Para peserta yang hadir merupakan tenaga kependidikan yang bertugas sebagai protokol  baik di tingkat unit, fakultas, maupun universitas.

Dikatakan oleh Tubagus M. Nafia, aturan keprotokolan yang diterapkan untuk protokol kenegaraan pada dasarnya dapat berlaku secara universaal dan menjadi acuan baik bagi institusi pemerintahan atau non-pemerintah. Terdapat seluk beluk aturan protokol yang perlu dipahami ketika menyelenggarakan acara resmi atau menyambut tamu. “Kunci sikap seseorang yang bertugas sebagai protokol adalah keramahan kepada siapa saja, perhatian kepada orang lain, helpful, toleran, dan pandai mengendalikan  emosi”, jelasnya.

Di samping itu, penguasaan etika juga sangat penting ketika menyambut tamu. Tubagus M. Nafia menjelaskan beberapa etika yang perlu diperhatikan protokol, antara lain etika bersalaman, berbicara, duduk, berdiri, berjalan, etika di meja makan, serta mengadakan jamuan  bagi para tamu. Hal ini dijelaskan secara detail kepada segenap peserta acara. Pada sesi kedua, pembicara lain Rahmat Mutadi mengajak peserta untuk mempraktekkan kegiatan protokoler menyambut tamu luar negeri.

Wakil Rektor II UII,  Dr. Drs. Nur Feriyanto, M.Si dalam sambutannya menggarisbawahi pentingnya peran protokol dalam merepresentasikan citra positif UII kepada tamu-tamu yang berkunjung ke universitas. Melalui training ini, diharapkan dapat semakin menguatkan kapasitas dan membangun citra UII melalui fungsi keprotokolan yang baik.

“Dalam  konteks persaingan di antara perguruan tinggi yang semakin ketat, sangat penting untuk menjaga dan meningkatkan citra yang dimiliki institusi. Hal  ini  dapat diawali dengan membentuk  kesan yang baik  kepada para tamu yang berkunjung. Dari sinilah, mereka akan memberikan penilaian terhadap UII”, jelasnya.

Sementara Direktur Humas UII, Karina Utami Dewi, S.IP, MA mengatakan kegiatan workshop keprotokolan dan public speaking kali ini merupakan bagian dari program pengembangan yang dilakukan Humas UII. “Kehadiran Bapak/Ibu sekalian dalam acara ini  sangat penting karena tentunya Direktorat Humas tidak dapat berdiri sendiri dalam menjalankan semua fungsi keprotokolan yang ada di universitas”, ujarnya. Di samping training keprotokolan, Direktorat Humas juga akan menyelenggarakan training public speaking dan master of ceremony di hari berikutnya.

sumber: www.uii.ac.id